Mengembangkan Kompetensi Manajer Gudang

29 / 07 / 2020 - in

Sejatinya, keberadaan dan fungsi gudang sangatlah sederhana. Ursula Andress, aktris film kelahiran Swiss yang membintangi film-film ternama pernah berujar, “If I don’t have room for an item, I put it in warehouses”. Sesederhana itu. Fungsi utama gudang sebagai tempat penyimpanan berbagai barang yang sangat diperlukan manakala tidak ada lagi ruangan untuk menyimpannya.

Dalam konteks perdagangan dan distribusi, fungsi gudang kemudian berkembang. Awalnya, gudang menjadi tempat persinggahan (transshipment point) barang-barang yang diterima, untuk selanjutnya dikirim secepatnya dengan biaya yang paling efisien.

Selama beberapa tahun, secara prinsip tidak banyak yang berubah dari proses dan aktivitas gudang. Aktivitas utama yang dilakukan adalah penerimaan, pemeriksaan, dan penempatan barang ke rak-rak atau tempat penyimpanan, penerimaan, dan proses order untuk pengambilan barang dari lokasi tempat penyimpanan, pemenuhan barang-barang sesuai order, dan penyiapan pengiriman barang. Selain aktivitas utama, ada beberapa aktivitas tambahan, seperti pelabelan, perakitan, dan pengepakan.

Sepanjang tahun, aktivitas utama yang dilakukan dalam pengelolaan gudang seperti itu. Beberapa perbaikan gudang dilakukan, terutama pada modernisasi proses otomatisasi, penggunaan teknologi peralatan, penerapan sistem ICT, dan penerapan sistem pengukuran kinerja pengelolaan gudang. Gudang memerlukan manajer yang berpengalaman, berpengetahuan dan terlatih, serta tim yang terdiri dari supervisor dan operator yang memiliki motivasi tinggi.

Populasi penduduk yang mulai menua dan kesulitan menarik staf baru untuk bekerja di bidang pengelolaan gudang merupakan tantangan-tantangan besar manajer saat ini, selain adanya tekanan untuk menurunkan biaya gudang dan tingkat inventori. Sementara itu, manajer harus tetap meningkatkan pelayanan pelanggan.

Program pelatihan yang menyeluruh dan berkesinambungan penting bagi manajer dan supervisor. Gudang harus dipandang sebagai bagian penting dari rantai pasokan, dan peran dan pengembangan kompetensi staf gudang ini perlu dikenali, dipahami, dan dikembangkan.

Enam prinsip dasar manajemen gudang
Penting untuk memahami prinsip manajemen gudang, yaitu:
• Akurasi. Keakuratan menjadi sasaran penting dalam pengelolaan gudang, seperti akurasi penerimaan dan pemeriksaan barang pada saat barang masuk ke gudang, akurasi penyimpanan, akurasi pengambilan, akurasi penyiapan dokumen pengiriman barang, dan akurasi pemuatan barang ke alat angkutan.
• Pengendalian biaya. Gudang harus dikelola secara efisien, dengan biaya yang paling rendah. Pengendalian biaya menjadi isu penting dalam pengelolaan gudang. Manajer gudang perlu memahami karakteristik dan perilaku biaya gudang untuk mendapatkan efisiensi biaya gudang yang paling optimal.
• Kebersihan. Kebersihan gudang menjadi tolok ukur penting dalam pengelolaan gudang. Gudang yang perlu dijaga dan dipelihara kebersihannya, agar barang yang disimpan tetap bersih dan terawat dengan baik.
• Efisiensi. Proses yang sederhana dan penggunaan sumber daya yang efisien dalam pengelolaan gudang menjadi indikator penting prinsip pengelolaan gudang modern.
• Keselamatan. Pengelolaan gudang yang efektif selalu mengutamakan aspek keselamatan semua personil gudang.
• Keamanan. Manajer gudang harus menerapkan standar dan prosedur yang tinggi untuk keamanan barang yang dikelola di gudang.

Tarik-ulur kepentingan di gudang
Manajer menghadapi tarik ulur (trade-offs) dalam pengelolaan gudang, antara lain:
• Meningkatkan jumlah aliran barang versus menurunkan biaya tenaga kerja;
• Kepadatan penyimpanan versus kecepatan penarikan palet;
• Proses manual versus proses otomatis;
• Biaya karena menahan inventori versus biaya karena kehabisan stok;
• Kecepatan versus keselamatan.

Tantangan manajer gudang
Saat ini, manajer gudang menghadapi tantangan yang sangat tinggi dalam pengelolaan gudang, yaitu:
• Penurunan biaya operasional (operating cost reduction)
Untuk menurunkan biaya gudang, manajer harus meningkatkan produktivitas, memperbaiki pemanfaatan ruang, meningkatkan kompetensi dan produktivitas staf, dan pemanfaatan peralatan secara efisien.
• Mencapai pesanan yang sempurna (perfect order)
Manajer gudang menghadapi tuntutan yang semakin tinggi dalam pencapaian pemenuhan pesanan yang sempurna. Pelanggan menginginkan setiap pesanan yang dirilis harus segera dipenuhi. Karenanya, manajer gudang harus melakukan peningkatan produktivitas, meningkatkan akurasi, memperbaiki penanganan, dan investasi di sistem pengelolaan gudang.
• Mempersingkat waktu tunggu pesanan (shorter oder lead times) dan ketersediaan stok
Pelanggan menuntut proses waktu tunggu pesanan yang semakin pendek dan ketersediaan stok saat barang dipesan. Manajer gudang perlu memperbaiki proses dan meningkatkan produktivitas untuk mempersingkat lead time.
• Penjualan melalui banyak jalur (omni-channel) dan pesanan yang lebih sedikit tetapi sering
Di era perdagangan on-line (e-commerce), produk dapat diakses melalui banyak jalur (omni-channel) dengan karakteristik pesanan yang sedikit namun dengan frekuensi yang sering. Oleh karen itu, manajer gudang harus memperbaiki strategi pengambilan seperti pengambilan dalam partai besar dan memperbanyak penggunaan teknologi yang dapat mengakses pesanan secara omni-channel.

• Fluktuasi permintaan yang lebih besar
Manajer gudang harus mampu mengelola gudang untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan yang lebih besar pada kondisi tertentu dengan jam kerja yang fleksibel. Manajer gudang perlu memperbaiki metode peramalan yang lebih akurat.
• Peningkatan SKU (stock-keeping units)
Saat ini terjadi peningkatan jenis SKU dari stok yang dikelola di gudang. Manajer gudang perlu memperbaiki penggunaan peralatan seperti rak putar, rak alir, dan penggunaan sistem informasi dan teknologi untuk memonitor SKU.
• Biaya dan ketersediaan tenaga kerja
Tantangan manajer dalam mengelola gudang yang utama adalah semakin tingginya biaya tenaga kerja dan keterbatasan ketersediaan tenaga kerja yang memenuhi kualifikasi tim gudang yang produktif. Manajer gudang perlu memperhatikan staf melalui kondisi kerja yang baik, jam kerja fleksibel, pelatihan, dan perbaikan produktivitas.
• Peningkatan biaya energi dan isu-isu lingkungan
Isu lingkungan dan kenaikan biaya energi menjadi perhatian serius dalam pengelolaan gudang. Karenanya, manajer gudang perlu mengelola energi lebih efisien, pengelolaan gudang yang ramah lingkungan, dan memanfaatkan limbah.
• Akurasi dan kecepatan transfer data dan informasi
Manajer gudang harus memperkenalkan dan menerapkan sistem manajemen gudang (WMS) dan transfer data real-time untuk meningkatkan akurasi dan kecepatan transfer data dan informasi.

Mengelola SDM
Persoalan penting dalam pengelolaan gudang adalah mengelola sumber daya manusia. Isu utama dalam mengelola SDM gudang adalah bagaimana merekrut, bagaimana mengelola, dan bagaimana memotivasi staf gudang agar semakin produktif.

Sumber daya manusia menjadi tulang punggung operasional gudang. Meski kemajuan teknologi telah membawa peningkatan produktivitas dan akurasi ke dalam operasional gudang, namun manajer gudang tetap sangat bergantung kepada stafnya untuk memastikan operasional gudang efektif dan efisien.

Saat ini, hampir semua perusahaan menghadapi tantangan pengelolaan tenaga kerja sebagai berikut:
• Mengidentifikasi kebutuhan SDM yang sesuai dengan kompetensi organisasi dan bisnis perusahaan;
• Mempertahankan dan menarik karyawan baru;
• Merekrut dan mempertahankan supervisor, manajer lini pertama, dan kepala tim yang kompeten;
• Tenaga kerja yang mulai menua;
• Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan SDM;
• Menyediakan dan mempertahankan kondisi kerja yang aman, nyaman, dan menyenangkan bagi pekerja;
• Negosiasi kontrak ketenagakerjaan;
• Mematuhi perundang-undangan ketenagakerjaan, kesehatan, dan keselamatan kerja; dan
• Menegakkan disiplin karyawan.

Peran supervisor gudang
Supervisor gudang dipandang sebagai fondasi operasional gudang. Ia bertanggung jawab atas sejumlah besar staf di gudang, sesuai dengan karakteristik jenis pekerjaan yang dilakukan, ukuran gudang, dan kapabilitas stafnya.

Idealnya, rasio optimal satu supervisor untuk 12 – 15 anggota staf. Semakin tinggi, supervisinya menjadi kurang efektif. Sementara semakin rendah, biayanya meningkat. Baker dan Perroti (2008) tim dari Cranfield University melakukan survei jumlah rata-rata operator per supervisor sesuai ukuran gudang sebagai berikut:
• Gudang kecil (< 10.000 m2): rasionya 1 supervisor per 8 operator;
• Gudang besar (> 10.000 m2): rasionya 1 supervisor per 15 operator.

McMahon et al (2007) melakukan riset mengenai berbagai fungsi logistik. Ia menemukan bahwa supervisor gudang bekerja dalam situasi sulit. Mereka harus memahami dan kerap melakukan pekerjaan operator dan staf administrasi, bahkan mereka kadang melakukan tugas-tugas manajemen. Karenanya, pekerjaan ini semakin kompleks.

Supervisor membutuhkan pengetahuan yang menyeluruh mengenai operasional beserta keahlian-keahlian manajemen yang signifikan. Perubahan-perubahan ini telah mengubah cara perusahaan dalam merekrut, melatih, dan mengembangkan supervisor gudang.

Supervisor adalah tanaga kerja di lapangan, karena umumnya, manajer gudang biasanya dijumpai berada di depan layar komputer untuk mengevaluasi laporan dan rencana aktvitas yang akan datang. Dengan demikian, supervisor gudang perlu memiliki keahlian mensupervisi, melatih, dan komunikasi antarpersonal yang sangat tinggi. Ia juga harus mengetahui mengenai prosedur pemasok dan pelanggan yang memengaruhi operasional gudang. Tak kalah pentingnya, supervisor perlu memberikan contoh kepada staf, seperti disiplin kerja, menjaga kebersihan, atau sering terlihat memunguti sampah di gudang.

Ackerman (2000) mengidentifikasi sembilan kompetensi penting yang harus dimiliki oleh supervisor dan manajer gudang:
1. Kemampuan komunikasi yang sangat baik
Kemampuan menerima dan meneruskan pesan dengan jelas dan gamblang. Miskomunikasi akan mengakibatkan pada kebingungan, usaha yang sia-sia, dan kehilangan peluang untuk perbaikan.
2. Kemampuan mendelegasikan secara efektif
Mendelegasikan secara efektif merupakan salah satu keterampilan yang sulit dikuasi, namun sangat efektif bila dapat dilakukan dengan baik. Begitu tugas dapat didelegasikan, manajer dan supervisor tidak perlu mengawasi tugas terlalu dalam, tetapi juga tidak melepaskan tanggung jawab.
3. Kemampuan memotivasi
Supervisor dan manajer perlu memahami staf mereka, selalu memotivasi dan memberikan masukan sesuai dengan kebutuhan setiap staf. Memberikan masukan yang konsisten tidak hanya untuk staf yang berkinerja kurang baik, namun bagi staf yang kinerjanya baik pun perlu dilakukan.
4. Kemampuan menyelesaikan masalah
Kemampuan menyelesaikan masalah dan membuat keputusan merupakan hal yang sangat penting. Manajer gudang perlu mengidentifikasi dan mengembangkan berbagai pilihan, kemudian bertindak dengan tegas dan konsisten dalam menjalankan keptusan yang telah diambil.
5. Fleksibel
Saat ini produk-produk yang dikelola di gudang sebagian besar produk cepat-bergerak (fast-moving). Karenanya, diperlukan pengelolaan gudang secara fleksibel. Bereaksi cepat terhadap permintaan mendesak dan mudah untuk mengganti prioritas merupakan kompetensi penting dalam pengelolaan gudang. Mereka diminta untuk mengawasi dan menjalankan tugas-tugas berbeda, dan harus mampu mengatasi stress yang disebabkan tekanan untuk memenuhi tenggat waktu yang semakin ketat.
6. Pengetahuan menyeluruh mengenai proses dan prosedur perusahaan
Supervisor gudang perlu memiliki memahami secara menyeluruh mengenai kebijakan dan prosedur di perusahaan agar dapat melatih dan mengoordinasikan pekerjaan operator gudang secara efektif. Supervisor kemungkinan diminta untuk mengawasi dan menjalankan beberapa tugas berbeda. Dengan demikian, mereka perlu meluangkan waktu di bagian-bagian lain untuk mendapatkan pengetahuan kerja seluruh operasional di dalam gudang. Supervisor perlu dilibatkan dan menjadi bagian dari penyusunan prosedur dan proses-proses di gudang.
7. Kemampuan melatih orang lain
Supervisor harus mampu meneruskan pengetahuannya secara efektif ke stafnya untuk memastikan konsistensi dan kontinuitas. Staf yang sudah dilatih dengan baik cenderung bertahan dan menjadi supervisor pada masa mendatang.
8. Berorientasi pelanggan
Supervisor saat ini harus sangat peduli dengan kebutuhan pelanggan dan mengelola operasional agar kepuasan pelanggan tercapai sesuai parameter-parameter yang ditentukan.
9. Kemampuan bekerjasama dalam tim
Supervisor harus mampu menanamkan visi, misi, tujuan, dan nilai-nilai perusahaan ke timnya. Selain itu, supervisor harus mampu menguraikan bagaimana timnya memberikan kontribusi atas tujuan ini. Keahlian dan kapabilitas bekerjasama dalam tim meliputi:
• Kemampuan bekerja dalam kelompok;
• Kemampuan membangun hubungan;
• Kemampuan mengatasi tekanan;
• Keahlian bernegosiasi;
• Kemampuan bekerjasama;
• Koordinasi dan alokasi tugas;
• Keahlian memengaruhi;
• Kemampuan untuk berkompromi bila diperlukan;
• Kemampuan mengambil keputusan.

Keberadaan gudang untuk menghubungkan dan menjadi media perantara antara pemasok dan pabrik, distributor, pengecer, dan konsumen serta memungkinkan pasokan dan pemenuhan barang secara tepat dan efisien membuat perannya dalam rantai pasokan krusial. Kini, perkembangan fungsi dan operasi gudang dalam dekade terakhir semakin pesat seiring dengan peningkatan arus pemenuhan dan pengiriman barang dalam model e-commerce. Gudang tak lagi hanya sekadar tempat penyimpanan barang, tetapi berperan dalam fungsi konsolidasi, cross-dock, dan fulfillment center, bahkan sebagai reverse logistics center. Karenanya, kebutuhan pengembangan kompetensi personil dan manajer gudang semakin penting untuk pengelolaan gudang yang efisien dan mampu memenuhi kebutuhan pelanggan.

Oleh

Zaroni

Head of Consulting Division Supply Chain Indonesia

Editor : Sigit



Sponsors

 

 

logo-chinatrucks300 327pix