Sistem Manajemen Keselamatan

28 / 07 / 2020 - in Kontributor Ahli

Suatu saat ada seorang wartawan yang menyampaikan pertanyan kepada saya. “Pak, ada kejadian sebuah mobil mengalami pecah ban akibat jalan berlubang di jalan tol. Untungnya, tidak ada korban. Hanya ada kerugian material. Menurut pendapat Bapak, bagaimana?”

Sebuah pertanyaan yang menggelitik! Seharusnya, pertanyaan ini muncul jauh-jauh hari pada setiap orang, aparatur, pejabat, pimpinan korporasi, atau siapa pun. Juga, tidak hanya kejadian di jalan tol. Kecelakaan yang terjadi di jalan non tol, jalan raya, jalan antarkota, jalan desa, bahkan kecelakaan yang terjadi pada sebuah perusahaan, merek kendaraan tertentu, jenis kendaraan tertentu, dan lain sebagainya. Saya jawab, “Jika kejadian itu baru terjadi sekali, disebut serious incident dan harus segera dilakukan mitigasi agar tidak terulang kembali dan mengakibatkan korban luka maupun korban jiwa. Namun, jika kejadian tersebut terjadi berkali-kali, ini mendandakan sistem manajemen keselamatan pada pengelola tol tidak bekerja efektif, dan harus segera dilakukan audit terhadap SMK-nya.”

“Lho Pak, memangnya pengelola tol harus punya SMK juga? Bukannya sesuai UU yang wajib punya SMK hanyalah perusahaan angkutan umum?” Si wartawan tampak kebingungan dengan jawaban saya. Untuk menjawab kebingungan wartawan, dan mungkin juga pertanyaan banyak orang tentang apa itu SMK, maka saya buat tulisan ini.

Dalam UU Nomor 22 Tahun 2009 tentang LLAJ serta beberapa regulasi internasional seperti yang diatur di IMO, ICAO, dan sebagainya disebutkan bahwa definisi keselamatan (safety) adalah “terhindarnya seseorang dari risiko terjadinya kecelakaan”. Jadi, agar orang tidak mengalami kecelakaan, maka risiko tersebut harus dikenali dan dikendalikan sehingga tidak aktif dan merugikan. Inilah yang disebut dengan program keselamatan.

Program keselamatan bertujuan untuk mengenali risiko dan mengendalikannya sehingga tidak aktif dan tidak mengakibatkan kerugian. Oleh karena itu, kurang tepat jika program keselamatan bertujuan untuk menurunkan angka kecelakaan. Ada pengendalian unsur risiko berarti kita memiliki standar keselamatan yang tinggi dan secara otomatis potensi kecelakaan proses bisnis menjadi kecil.

Nah, sistem yang bertugas untuk mengenali, mencatat, serta melakukan mitigasi risiko kecelakaan pada proses bisnis ini disebut Sistem Manajemen Keselamatan (SMK) atau Safe Management System (SMS). Jadi, SMK atau SMS adalah suatu sistem yang harus ada pada proses bisnis transportasi di darat, laut, maupun udara karena semuanya mengandung risiko. Ada bagian yang menjadi tanggung jawab dan perhatian pemerintah, ada juga yang menjadi tanggung jawab dan perhatian korporasi.
SMK adalah sebuah sistem yang digerakkan oleh empat unsur utama yaitu Man (SDM), Material (sarana dan prasarana), Methode (prosedur), dan Money (penganggaran). Oleh karena itu, kualitas SMK pada setiap perusahaan maupun pada setiap instansi pemerintah berbeda-beda, bergantung pada kualitas keempat unsur itu. Ada lima level SMK yang menunjukkan kualitas suatu organisasi. Semakin tinggi level, semakin tinggi pula standar keselamatannyai dan angka kecelakaan pun semakin kecil. Kelima level itu adalah:

1. Pathological Level
Pada level yang paling bawah ini, sebuah organisasi baru memahami arti penting SMK. Organisasi baru memahami risk (risiko) dan hazard (bahaya) pada proses bisnisnya. Organisasi baru menyadari bahwa kecelakaan bukanlah takdir melainkan suatu output dari kegagalan sistem dalam mengenali risiko dan mengendalikannya. Oleh karena itu, untuk menekan angka kecelakaan, mereka harus mulai berbenah dan menyusun program keselamatan yang disesuaikan dengan sumber daya. Jadi, organisasi yang sudah diaudit SMK-nya, minimal sudah berada pada level ini karena mereka sudah mulai paham. Seorang auditor SMK biasanya menjelaskan tentang risiko dan metode pengendaliann bukan cuma memeriksa berkas-berkas dan dokumen;

2. Reactive Level
Pada level ini sebuah organisasi sudah mulai menyusun program yang bersifat reaktif atas beberapa kejadian kecelakaan, tetapi belum terstruktur dengan baik. Misalkan, kegiatan pelatihan mengemudi jenis kendaraan tertentu, pelatihan mekanik pada jenis pekerjaan tertentu, pelatihan memadamkan api dengan menggunakan APAR, dan sebagainya. Namun, kegiatannya belum berkelanjutan dan terstruktur dalam sebuah program. Kegiatan dilakukan secara acak, bergantung pada adanya kejadian menonjol. Kita bisa melihat contoh organisasi seperti ini dari ciri tidak terstrukturnya program keselamatan. Biasanya, program keselamatan disusun sesaat berdasarkan adanya kecelakaan yang menonjol dan sesudah itu hilang;

3. Calculative Level
Level ini ditandai adanya program yang terencana dengan baik, dianggarkan setiap tahun, tetapi hanya terbatas pada beberapa risiko dengan potensi besar akibat kegagalan operasional pada kondisi yang da. Cotohnya, proses seleksi maupun pelatihan pengemudi dan mekanik menjadi perhatian yang serius agar tidak terjadi kegagalan pada saat operasional. Ciri organisasi ini adalah adanya prosedur operasional yang dijalankan dengan baik dan terinci tetapi tidak ada sistem yang dapat memastikan bahwa prosedur tersebut berjalan efektif dan efisien. Pada level ini, organisasi belum memiliki sistem inspeksi, audit, maupun investigasi sehingga organisasi tidak memiliki hazard report. Biasanya kegiatan inspeksi, audit, dan investigasi ada tetapi hanya menjadi bagian kecil dari salah satu unit organisasi dan tidak terdokumentasikan dengan baik. Organisasi pada level ini belum menjadikan temuan risiko pada suatu inspeksi, audit, dan investigasi menjadi titik awal pengembangan suatu program keselamatan;

4. ProactiveLevel
Pada level ini organisasi mulai memperhitungkan risiko kegagalan yang diakibatkan oleh sistem pemeliharaan dan pengawasan. Hal itu ditandai dengan berjalannya proses inspeksi dan internal audit pada perusahaan tersebut. Sekalipun belum pernah mengakibatkan kecelakaan, risiko kegagalan pada suatu proses bisnis dapat segera diidentifikasi dan dilakukan mitigasi. Mereka mampu memastikan bahwa setiap prosedur dijalankan oleh SDM yang memadai baik dalam jumlah maupun kualitas. Peralatan yang digunakan pun sesuai standar, serta adanya alokasi khusus pendanaan untuk program. Level ini juga ditandai dengan adanya unit organisasi yang khusus menangani inspeksi, audit, serta investigasi langsung di bawah pimpinan organisasi, bukan menjadi bagian unit organisasi lainnya. Sebagai contoh, keberadaan direktorat atau departemen keselamatan pada organsiasi yang khusus bertugas mengidentifikasi dan mencatat setiap risiko serta menyusun program mitigasinya. Program tersebut dituangkan dalam bentuk kegiatan inspeksi, audit, serta investigasi. Output dari unit organisasi ini adalah hazard report yang harus menjadi perhatian unit organisasi lainnya serta input program keselamatan yang harus dijalankan masing-masing satuan kerja;

5. Generative Level
Level tertinggi dari SMK adalah generative level. Pada level ini organisasi sudah merencanakan proses bisnis dengan sangat baik jauh sebelum proses bisnis tersebut dijalankan. Proses bisnis direncanakan mulai dari perencanaan desain, pemilihan jenis kendaraan, identifikasi rute, kompetensi tambahan yang diperlukan, teknologi pendukung program, serta sistem pengawasan yang berbasis teknologi IT. Setiap risiko kegagalan sistem sudah diperhitungkan dengan sangat baik, dikendalikan oleh teknologi yang canggih, serta pemilihan teknologi yang tepat guna dan tepat sasaran. Bahkan, organisasi ini sudah punya prosedur penanganan keadaan darurat (Emergency Response Plan/ERP) untuk memperhitungkan dampak terburuk jika terjadi kegagalan sistem. Kemudian, ada organisasi khusus yang menangani keadaan darurat serta prosedur penanganan keadaan darurat yang selalu dikaji ulang (reviewed) dan pelatihan secara berkala. Dengan demikian, waktu penanganan dan penyebaran dampak negatif suatu kegagalan dapat dikendalikan sampai pada level yang dapat diterima. Ciri organisasi pada level ini; adanya unit organisasi yang memiliki tugas pokok dan fungsi melakukan penelitian dan pengembangan sistem, unit organisasi yang secara khusus menangani ERP, serta penggunaan teknologi tepat guna pada sistem pengawasan dan pengendaliannya.

Lalu bagaimana dengan implementasi SMK di Indonesia? Hal yang paling krusial dari implementasi SMK di Indonesia adalah pemahaman tentang SMK itu sendiri. Ada pemahaman keliru mengenai SMK, antara lain:

1. SMK sama dengan ISO. Ada perusahaan transportasi besar di Indonesia – BUMN – yang menyatakan sudah menerapkan SMK secara baik dengan bukti adanya penerbitan ISO pada perusahaan tersebut. Sewaktu saya bertanya lebih lanjut, apakah semua armada bus ini sudah dilengkapi dengan sabuk keselamatan pada tempat duduk penumpangnya? Apakah perusahaan sudah memastikan sebelum berangkat semua penumpang sudah mengenakan sabuk keselamatan? Apakah itu ada dalam dokumen ISO? Jawabannya mudah ditebak, belum. Jadi, SMK itu bukan ISO, tetapi ISO merupakan bagian dari SMK. ISO membantu dalam pendokumentasian proses bisnis sehingga mempermudah proses identifikasi risiko;

2. SMK sama dengan K3. Ada perusahaan transportasi besar di Indonesia – BUMD – yang juga menyatakan sudah menerapkan SMK secara baik dengan bukti telah diaudit K3 oleh lembaga yang kredibel. Namun, kecelakaan menimpa salah satu armadanya. Berdasarkan hasil investigasi KNKT, kecelakaan dipicu oleh kesalahan prosedur mengemudi karena pengemudi tidak memahami instrumentasi kendaraan yang dibawanya. Dari keterangan pengemudi dan data di perusahaan, pengemudi sudah mendapat pelatihan kompetensi mengemudi tetapi tidak sesuai dengan armada yang dibawanya. Sewaktu saya bertanya lebih lanjut, apakah hal itu ada dalam dokumen K3 perusahaan? Kalau ada bagaimana itu bisa terjadi? Jawabannya sudah bisa dipastikan, belum! Karena sering terjadi, artinya kesalahan jenis pelatihan kompetensi ini bisa disebut by design tidak terkontrol. Jadi, K3 bukan SMK tapi K3 adalah bagian dari SMK. K3 membantu proses penetapan standar dan penilaian pada SMK sehingga proses identifikasi risiko menjadi lebih mudah dan terukur;

3. SMK adalah penyusunan dan penyerahan dokumen. Sangat menarik ketika seorang pejabat pemerintah menyatakan bahwa program SMK pada perusahaan angkutan umum di Indonesia sudah berjalan dengan baik. Hal itu ditandai dengan adanya 100 dokumen SMK yang sedang dievaluasi. Beberapa di antaranya sudah dinyatakan lolos, sebagian lainnya ada kekurangan persyaratan 10 elemen, dan sebagian lainnya dikembalikan karena tidak memenuhi syarat. Terus terang, saya menjadi bingung dengan penjelasan itu. Apakah SMK hanya berupa dokumen persyaratan administrasi dari suatu mekanisme perizinan sehingga ada yang dokumennya sudah lolos, ada yang kurang persyaratan 10 elemen, dan ada yang dikembalikan? Hal itu sama sekali tidak menggambarkan sistem manajemen keselamatan berjalan pada sebuah perusahaan.

Sebenarnya, output yang diharapkan dari audit SMK pada perusahaan yang dilakukan oleh pemerintah adalah:

a. Sosialisasi tentang risiko pada proses bisnis transportasi serta cara mengendalikan risiko tersebut;
b. Pemerintah memiliki data dan gambaran kondisi nyata manajemen keselamatan pada perusahaan dan membantu program peningkatannya;
c. Perusahaan tahu posisi dan kondisi nyata sistem manajemen keselamatannya, pada level berapa, apa saja risiko yang dihadapi oleh perusahaan, dan mampu membuat program perbaikan untuk satu tahun ke depan.
Kata kunci audit SMK oleh Pemerintah adalah continually improvement. Artinya, apa pun hasil audit tersebut, tidak ada SMK perusahaan yang gagal atau dikembalikan atau harus memenuhi prosedur tertentu. Kesimpulan hasil audit adalah pemeringkatan SMK perusahaan tersebut (berada pada level yang mana), risiko perusahaan tersebut dalam menjalankan bisnisnya, dan peningkatan program keselamatan yang memungkinkan untuk satu tahun k edepan sesuai dengan kapasitas dan kemampuan perusahaan. Dengan demikian, pemerintah maupun perusahaan dapat memetakan kondisi nyata manajemen keselamatan serta proyeksi standar keselamatan dan anggaran untuk menerapkan SMK pada tahun berikutnya. Itulah yang utama dari sebuah proses audit SMK. SMK bukan dokumen, tetapi semua kegiatan SMK harus terdokumentasikan dengan baik.

Ada enam substansi pokok pada audit SMK perusahaan angkutan umum maupun angkutan barang, baik itu barang umum maupun barang khusus, yaitu:

1. Bagaimana Perusahaan memahami tentang SMK dan sosialisasinya;
2. Bagaimana Perusahaan memastikan armadanya laik jalan;
3. Bagaimana Perusahaan memastian awak kendaraannya laik beroperasi;
4. Bagaimana Perusahaan memastian tata cara pengangkutan yang berkeselamatan;
5. Bagaimana Perusahaan memastikan pengendalian rute;
6. Bagaimana Perusahaan memastikan penanganan kondisi darurat, melaksanakan audit, inspeksi, dan investigasi kecelakaan jika terjadi kecelakaan.

Untuk memudahkan perusahaan dalam menyusun program keselamatannya, ada baiknya kita melakukan bench marking pada akreditasi program studi perguruan tinggi yang dilakukan oleh BAN PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi). BAN PT membuat apa yang disebut dengan Dokumen Evaluasi Diri (self assessment). Dalam dokumen itu terdapat beberapa pertanyaan dengan pilihan jawaban yang menunjukkan kualitas penyelenggaraan program studi. Dokumen Evaluasi Diri tersebut dapat diunduh siapa saja. Pada saat pengajuan akreditasi prodi (program studi), dokumen evaluasi diri tersebut diajukan ke BAN PT. Selanjutnya, BAN PT akan menunjuk asesor untuk melakukan penilaian dan pembuktian atas evaluasi diri prodi. Perguruan tinggi cukup mempersiapkan bukti-bukti atas pernyataan yang disampaikan ke BAN PT dan menunjukkannya kepada asesor yang ditunjuk. Hasil akhir penilaian asesor akan menetapkan level penyelenggara prodi pada PT tersebut, apakah pada level A, B atau C. Setiap pengajuan akreditasi selalu akan mendapat pengakuan akreditasi, minimal C. Dari hasil akreditasi tersebut, PT bersangkutan dapat mengidentifikasi kekurangannya sehingga mereka dapat menyusun program peningkatan pendidikan untuk diajukan kembali pada asesmen berikutnya.

Demikian mekanisme untuk mempertahankan kualitas pendidikan perguruan tinggi di Indonesia dan metode tersebut dapat digunakan untuk menilai kualitas sistem manajemen keselamatan perusahaan. Direktorat Jenderal Perhubungan Darat dapat membuat Dokumen Evaluasi Diri sebagai pedoman dalam penyusunan Sistem Manajemen Keselamatan Perusahaan Angkutan Umum/Barang. Jika ingin memperoleh legalitas SMK-nya, perusahaan dapat mengunduh Dokumen Evaluasi Diri, mengisinya dengan jujur dan benar, lalu diajukan ke Direktorat Jenderal Perhubungan Darat. Selanjutnya. Ditjen Perhubungan Darat akan menunjuk asesor untuk mengklarifikasi dan melakukan penilaian serta pembimbingan kepada perusahaan tersebut. Setiap pengajuan SMK ke pemerintah akan memperoleh pengakuan mutu, yang tingkatnya berbeda, bergantung pada kualitas SMK perusahaan tersebut. Bisa saja sebuah perusahan mendapatkan akreditasi Tingkat A, B, C, D, atau E. Tingkat E adalah yang terendah.

Demikian kira-kira gambaran sekilas mengenai Sistem Manajemen Keselamatan. Pada contoh di atas saya menggambarkan SMK pada perusahaan angkutan umum, tetapi pada intinya termasuk untuk semua jenis perusahaan. Kalau boleh saya menyarankan, untuk menstimulasi pembangunan sistem manajemen keselamatan ini, pemerintah dapat mengadakan lomba setiap tahun. Dalam hal ini, Ditjen Perhubungan Darat menyelenggarakan lomba SMK pada perusahaan angkutan umum dan barang, atau Badan Pengatur Jalan Tol (BPJT) untuk SMK pada pengelola tol, dan sebagainya. Namun, perlu diperhatikan juga mekanisme lomba. Pemenangnya bukanlah perusahaan yang memiliki nilai tertinggi, melainkan perusahaan yang memiliki progres peningkatan nilai tertinggi dibandingkan tahun sebelumnya. Dengan demikian, perusahaan kecil dengan semangat keselamatan tinggi juga berpeluang untuk menjadi pemenang. Lomba Ini diselengarakan semata-mata untuk memicu semangat perubahan positif iklim keselamatan transportasi kita.

Oleh

Achmad Wildan

Senior Insvestigator Komite Nasional Keselamatan Jalan

Editor : Sigit

Foto : TruckMagz



Sponsors

 

 

logo-chinatrucks300 327pix